如何在Alfresco中实现文档到期前若干天向用户发送邮件通知

Alfresco 5.2 社区版本身没有内置的文档到期自动邮件提醒功能，Windows平台部署的环境可以通过自定义属性配置+脚本/定时任务组合的方式实现，具体操作步骤如下：

首先完成两项基础配置：

• 配置外发邮件服务
  打开alfresco-global.properties文件（默认部署路径为C:\alfresco-community\tomcat\shared\classes\alfresco-global.properties），添加如下SMTP配置：

  mail.host=你的SMTP服务器地址
  mail.port=SMTP服务端口（SSL加密通常为465，非加密通常为25）
  mail.username=发件人邮箱账号
  mail.password=发件人邮箱授权码
  mail.protocol=smtps
  mail.smtps.auth=true
  mail.smtps.starttls.enable=true
  mail.from.default=默认发件人邮箱地址
  

  配置完成后可以在管理员后台测试邮件发送功能是否正常。
• 新增文档到期日期属性
  用管理员账号登录Alfresco Share，进入【管理员工具】-【模型管理器】，新建自定义内容模型，添加一个expirationDate的日期类型属性（可绑定为独立方面aspect），给需要启用到期提醒的文档绑定该方面并填写对应到期日期。

该方案实现简单，无需额外开发Java代码：

• 编写提醒脚本
  新建JavaScript脚本文件，命名为send-expiration-reminder.js，内容如下：

  // 获取文档到期日期
  var expDate = document.properties["cm:expirationDate"];
  if (!expDate) {
      exit;
  }
  // 计算日期差
  var currentDate = new Date();
  var diffDays = Math.ceil((expDate.getTime() - currentDate.getTime()) / (1000 * 3600 * 24));
  // 提前X天提醒，可自行修改数值
  var remindBeforeDays = 7;
  if (diffDays == remindBeforeDays) {
      // 收件人可根据需求调整为文档协作人、指定管理员等
      var recipient = document.creator;
      if (!recipient.properties["cm:email"]) {
          exit;
      }
      // 构造邮件内容
      var subject = "文档到期提醒：《" + document.name + "》即将到期";
      var content = "您好：<br/><br/>您负责的文档《" + document.name + "》还有" + remindBeforeDays + "天到期，请及时处理。<br/>文档访问地址：" + shareUrl + "/page/site/" + document.siteShortName + "/document-details?nodeRef=" + document.nodeRef;
      // 执行发送邮件动作
      actions.create("mail").execute(document, {
          to: recipient.properties["cm:email"],
          subject: subject,
          html: true,
          body: content
      });
  }
  

• 部署脚本
  将写好的js文件放到C:\alfresco-community\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\scripts目录下，重启Alfresco服务后脚本即可被规则调用。
• 配置文档库规则
  进入需要启用提醒的文档库，点击右上角【更多】-【管理规则】，新建规则：
  • 触发条件：选择"内容被创建"或"内容被更新"
  • 执行操作：选择"运行脚本"，选中刚才上传的send-expiration-reminder.js
  • 应用范围：选择应用到该文件夹下所有子内容
    *注：Alfresco 5.2社区版默认规则不支持定时触发，该方案仅会在文档创建、更新时检查到期时间，如需每天自动全量扫描请使用方案二。

该方案可以实现定期批量扫描所有符合条件的文档，支持自定义提醒天数和执行时间：

• 编写任务执行逻辑
  可以用Java或JavaScript编写扫描逻辑，逻辑和上述脚本基本一致，支持多轮提醒（比如提前30天、7天、1天各发送一次提醒）。
• 配置定时任务
  在C:\alfresco-community\tomcat\shared\classes\alfresco\extension目录下新建Spring配置文件scheduled-expiration-job-context.xml，内容如下：

  <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
  <!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' 'http://www.springframework.org/dtd/spring-beans.dtd'>
  <beans>
      <!-- 定时任务定义 -->
      <bean id="expirationReminderJob" class="org.alfresco.schedule.AbstractScheduledLockedJob">
          <property name="jobDetail">
              <bean class="org.springframework.scheduling.quartz.JobDetailBean">
                  <property name="jobClass" value="org.alfresco.repo.security.authentication.AuthenticationUtil$RunAsJob"/>
                  <property name="jobDataAsMap">
                      <map>
                          <entry key="runAsUser" value="admin"/>
                          <entry key="targetBean" value="expirationReminderService"/>
                          <entry key="targetMethod" value="scanAndSendReminder"/>
                      </map>
                  </property>
              </bean>
          </property>
          <!-- 执行周期配置，cron表达式表示每天凌晨1点执行 -->
          <property name="trigger">
              <bean class="org.springframework.scheduling.quartz.CronTriggerBean">
                  <property name="cronExpression" value="0 0 1 * * ?"/>
                  <property name="jobDetail" ref="expirationReminderJob"/>
              </bean>
          </property>
      </bean>
      <!-- 自定义执行逻辑Bean，注入需要的Alfresco基础服务 -->
      <bean id="expirationReminderService" class="com.yourcompany.alfresco.job.ExpirationReminderService">
          <property name="nodeService" ref="nodeService"/>
          <property name="searchService" ref="searchService"/>
          <property name="mailService" ref="mailService"/>
          <property name="remindDays" value="7"/> <!-- 可自行调整提醒天数 -->
      </bean>
  </beans>
  

• 重启Alfresco服务，定时任务会自动加载，每天指定时间执行扫描并发送提醒邮件。

• 所有配置文件修改前必须备份，避免配置错误导致服务无法启动
• 脚本、XML配置文件编码必须设置为UTF-8，避免中文内容乱码
• 测试阶段可以把cron表达式调整为每分钟执行一次，验证邮件发送正常后再修改为正式执行时间
• 可根据业务需求调整收件人规则、邮件内容模板，支持添加附件、抄送等扩展功能

内容的提问来源于stack exchange，提问作者xyz