如何查找Google Workspace Shared Drives中共享给外部用户的文件和文件夹

原生搜索限制说明 #

Google Drive原生的to:xxx、sharedwith:xxx搜索语法仅适用于「我的云端硬盘」场景，在共享盘场景下确实无法对外部用户生效，这是现有产品的既定设计限制，无法通过调整搜索参数绕过。

可行操作方案 #

方案1：管理员权限报表查询（适合组织管理员批量排查） #

• 打开Google Workspace管理后台，进入「报表」→「审计」→「云端硬盘」分类
• 添加筛选条件：操作类型为「共享设置已更改」、共享对象域名≠你所在组织的主域名，范围指定为目标共享盘
• 导出报表即可获得该共享盘下所有给外部用户共享的文件、文件夹记录，也可直接填入特定外部用户邮箱定向拉取其所有有权限的资源列表

方案2：Apps Script批量扫描（普通用户可操作，仅需共享盘管理权限） #

你可以自行运行简单的Apps Script脚本遍历共享盘内所有资源的权限，筛选出外部用户，核心逻辑如下：

1. 提取目标共享盘ID：打开共享盘根目录，URL中drive/folders/后的字符串即为盘ID
2. 在Google Apps Script编辑器中启用Drive高级服务，运行以下核心代码即可将结果输出到Google Sheet中：

// 替换参数为你的共享盘ID、组织内部域名
function getExternalSharesFromSharedDrive(sharedDriveId = '替换为共享盘ID', internalDomain = '替换为你的组织域名.com') {
  const result = [['文件名', '文件链接', '外部用户邮箱', '权限等级']];
  // 遍历共享盘所有文件
  const files = Drive.Files.list({
    corpora: 'drive',
    driveId: sharedDriveId,
    includeItemsFromAllDrives: true,
    supportsAllDrives: true,
    fields: 'files(id, name, permissions)',
    pageSize: 1000
  }).files;
  // 筛选外部用户权限
  files.forEach(file => {
    if (!file.permissions) return;
    file.permissions.forEach(perm => {
      if (perm.type === 'user' && !perm.emailAddress.endsWith(internalDomain)) {
        result.push([
          file.name,
          `https://drive.google.com/file/d/${file.id}`,
          perm.emailAddress,
          perm.role
        ]);
      }
    });
  });
  // 写入到当前关联的Google Sheet
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  sheet.clear().getRange(1, 1, result.length, result[0].length).setValues(result);
}

注意：该方法仅能扫描你拥有至少查看权限的共享盘资源，若你没有对应资源的管理权限则无法读取其权限列表。

方案3：轻量查询替代方案（无需代码，适合查询单个特定用户） #

如果仅需要查询某一个外部用户在共享盘内的权限，你可以直接尝试给该用户授予共享盘根目录的访问权限，系统会自动弹出提示「该用户已拥有X个文件/文件夹的访问权限」，点击提示中的链接即可直接查看所有该用户有权限的资源列表，无需遍历全盘。

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Steve Venton