如何使用GAS设置Google文件被共享时自动触发邮件通知

目前Google Apps Script没有原生针对文件共享事件的触发器，你可以通过以下两种可行方案实现需求： #

方案1：通用账号适用（免费版/付费版均可）：时间驱动触发器定期扫描权限变动 #

实现逻辑为定期拉取文件的当前访问权限列表，和上一次存储的快照做对比，发现权限变动即触发邮件通知：

• 操作步骤：
  1. 打开目标表格，点击顶部菜单「扩展程序」-「Apps Script」进入脚本编辑器
  2. 粘贴如下代码，替换代码内的文件ID和通知邮箱为你的实际值

  // 首次运行初始化权限快照，只需要运行1次
  function initPermissionSnapshot() {
    // 替换为你的表格文件ID
    const FILE_ID = "xxx";
    const file = DriveApp.getFileById(FILE_ID);
    const currentPermissions = [
      ...file.getEditors().map(editor => editor.getEmail()),
      ...file.getViewers().map(viewer => viewer.getEmail())
    ];
    PropertiesService.getDocumentProperties().setProperty(
      "lastPermissionSnapshot", 
      JSON.stringify(currentPermissions)
    );
  }
  
  // 权限扫描逻辑，后续由触发器自动运行
  function checkShareChange() {
    // 替换为你的表格文件ID
    const FILE_ID = "xxx";
    // 替换为接收通知的邮箱
    const NOTIFY_EMAIL = "your-email@example.com";
    const file = DriveApp.getFileById(FILE_ID);
    const currentPermissions = [
      ...file.getEditors().map(editor => editor.getEmail()),
      ...file.getViewers().map(viewer => viewer.getEmail())
    ];
    const lastPermissions = JSON.parse(
      PropertiesService.getDocumentProperties().getProperty("lastPermissionSnapshot") || "[]"
    );
  
    // 检测新增的共享权限
    const addedUsers = currentPermissions.filter(email => !lastPermissions.includes(email));
    // 检测被移除的共享权限
    const removedUsers = lastPermissions.filter(email => !currentPermissions.includes(email));
  
    if (addedUsers.length || removedUsers.length) {
      let mailContent = `文件《${file.getName()}》发生共享权限变动：\n`;
      if (addedUsers.length) mailContent += `\n新增访问用户：\n${addedUsers.join("\n")}`;
      if (removedUsers.length) mailContent += `\n移除访问用户：\n${removedUsers.join("\n")}`;
      MailApp.sendEmail(NOTIFY_EMAIL, `文件共享变动通知：${file.getName()}`, mailContent);
      // 更新权限快照
      PropertiesService.getDocumentProperties().setProperty(
        "lastPermissionSnapshot", 
        JSON.stringify(currentPermissions)
      );
    }
  }
  

  3. 先选中initPermissionSnapshot函数运行一次，完成初始权限快照的存储，授权时按照提示完成权限验证即可
  4. 进入脚本编辑器左侧「触发器」页面，点击「添加触发器」，选择要运行的函数为checkShareChange，触发器类型选择「时间驱动」，按照你的需求设置运行频率（最短可设置为每分钟运行一次）
• 优缺点：适配所有账号类型，不需要管理员权限，缺点是不是完全实时触发，存在最长等于你设置的运行频率的延迟

方案2：Google Workspace企业/教育版账号适用：管理员审计日志告警 #

如果你使用的是企业版或教育版Workspace账号，可以直接在管理员后台配置告警规则，不需要写代码：

• 操作步骤：进入Google Admin后台，选择「报告」-「审计日志」-「Drive日志」，点击「创建告警规则」，触发条件设置为「文档共享事件」，通知渠道设置为你的邮箱即可
• 优缺点：完全实时触发，不需要维护代码，缺点是仅适用于付费版Workspace账号，且需要管理员权限配置

补充说明：目前Google Drive原生确实不支持给不同编辑者设置差异化的共享开关权限，暂时只能通过上述权限监控的方式做事后管控，没有原生的事前限制方案。

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Olivia K