如何使用Google App Script批量共享文档并可选是否发送通知

前置准备 #

• 存放共享数据的表格需满足如下结构：A列为待共享的Google Sheets完整链接，B列为接收邮箱列表，多个邮箱用英文逗号分隔，第1行为表头，实际共享数据从第2行开始
• 运行脚本前需完成权限授权，确保你对所有待共享的表格拥有所有者或编辑权限

版本1：共享时不发送邮件通知 #

function batchShareFilesNoNotification() {
  // 获取当前活动数据表
  const dataSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  // 读取所有数据，跳过首行表头
  const dataRows = dataSheet.getDataRange().getValues().slice(1);

  dataRows.forEach(row => {
    const fileLink = row[0];
    const emailListStr = row[1];
    // 跳过空数据行
    if (!fileLink || !emailListStr) return;

    // 从链接中提取文件ID
    const fileId = fileLink.match(/\/d\/([a-zA-Z0-9-_]+)/)[1];
    const targetFile = DriveApp.getFileById(fileId);
    // 拆分并清洗邮箱地址
    const emailList = emailListStr.split(',').map(email => email.trim()).filter(email => /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/.test(email));

    // 批量添加编辑权限，关闭邮件通知
    targetFile.addEditors(emailList, {sendNotificationEmails: false});
    // 若需要设置仅查看权限，替换为下行代码
    // targetFile.addViewers(emailList, {sendNotificationEmails: false});
    // 若需要设置仅评论权限，替换为下行代码
    // targetFile.addCommenters(emailList, {sendNotificationEmails: false});
  });
}

版本2：共享时发送官方邮件通知 #

function batchShareFilesWithNotification() {
  // 获取当前活动数据表
  const dataSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  // 读取所有数据，跳过首行表头
  const dataRows = dataSheet.getDataRange().getValues().slice(1);

  dataRows.forEach(row => {
    const fileLink = row[0];
    const emailListStr = row[1];
    // 跳过空数据行
    if (!fileLink || !emailListStr) return;

    // 从链接中提取文件ID
    const fileId = fileLink.match(/\/d\/([a-zA-Z0-9-_]+)/)[1];
    const targetFile = DriveApp.getFileById(fileId);
    // 拆分并清洗邮箱地址
    const emailList = emailListStr.split(',').map(email => email.trim()).filter(email => /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/.test(email));

    // 批量添加编辑权限，发送官方共享通知邮件
    targetFile.addEditors(emailList);
    // 若需要设置仅查看权限，替换为下行代码
    // targetFile.addViewers(emailList);
    // 若需要设置仅评论权限，替换为下行代码
    // targetFile.addCommenters(emailList);
  });
}

操作步骤 #

• 打开存放共享数据的Google表格，点击顶部菜单栏「扩展程序」-「Apps 脚本」进入脚本编辑器
• 删除编辑器默认生成的代码，粘贴对应版本的脚本代码
• 点击保存按钮，自定义命名项目，首次运行时按提示完成权限授权
• 点击运行按钮执行对应函数即可完成批量共享

注意事项 #

• 单次批量共享的数量不要超过Google Apps Script的每日配额限制，避免触发限流
• 若邮箱格式校验失败会自动跳过该邮箱，可在运行结束后查看执行日志确认共享结果

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Nadila