如何通过Google Sheets单元格下拉选择触发向特定人员自动发送邮件

一、前置准备 #

先确认你的下拉选项所在的工作表名称、下拉选项所在的列号（比如下拉在C列就是第3列），提前准备好接收提醒的目标邮箱。

二、具体操作步骤 #

1. 打开你的Google Sheet，点击顶部菜单栏的「扩展程序」>「Apps Script」，进入脚本编辑页面
2. 删除脚本编辑器中默认的myFunction相关代码，粘贴下方提供的完整代码
3. 按照注释修改代码中的自定义配置项，修改完成后点击保存按钮，给项目随便起个名字保存
4. 点击左侧菜单栏的「触发器」按钮，点击「添加触发器」，按以下参数配置：
   • 选择要运行的函数：sendAlertOnSelect
   • 选择事件来源：电子表格
   • 选择事件类型：编辑
   • 其余参数保持默认，点击保存，按照弹窗提示完成Google账号授权即可

三、可直接使用的代码 #

function sendAlertOnSelect(e) {
  // ---------- 以下是你需要修改的配置项 ----------
  const TARGET_EMAIL = "你的收件邮箱@xxx.com"; // 替换成实际要接收提醒的邮箱
  const SHEET_NAME = "Sheet1"; // 替换成你的下拉选项所在的工作表名称，注意区分大小写
  const DROPDOWN_COLUMN = 3; // 替换成你的下拉选项所在的列号，A列是1、B列是2以此类推
  const TRIGGER_VALUE = "我不理解，能否为我提供更多信息？"; // 如果你的下拉选项文本有修改，这里对应改
  // ---------- 配置项结束，以下内容不用修改 ----------

  // 获取当前编辑的单元格信息
  const range = e.range;
  const sheet = range.getSheet();
  // 校验是否是目标工作表的目标列的编辑操作
  if (sheet.getName() !== SHEET_NAME || range.columnStart !== DROPDOWN_COLUMN) return;
  // 校验选中的值是否是需要触发邮件的选项
  const selectValue = range.getValue();
  if (selectValue !== TRIGGER_VALUE) return;

  // 构造邮件内容
  const rowNum = range.getRow();
  const employeeName = sheet.getRange(rowNum, 2).getValue(); // 这里默认员工姓名在B列，你可以自己改列号
  const emailSubject = `简报阅读疑问提醒：第${rowNum}行员工提交了疑问申请`;
  const emailBody = `
员工姓名：${employeeName}
所在行号：${rowNum}
提交的选项：${selectValue}
可点击以下链接查看表格：${sheet.getParent().getUrl()}
  `;

  // 发送邮件
  MailApp.sendEmail(TARGET_EMAIL, emailSubject, emailBody);
}

四、常见报错解决 #

如果你之前测试出现报错，逐一排查以下原因即可：

• 配置项里的工作表名称和实际工作表名称不一致，注意大小写、空格都要完全匹配
• 下拉列号填错，比如下拉在D列却填了3，注意A列对应1的计数规则
• 触发值的文本和下拉选项的文本不一致，哪怕多一个空格都不会触发，可以直接复制你的下拉选项文本粘贴到代码里
• 第一次运行没有完成授权，或者授权的时候选了错误的Google账号，建议删除原有触发器重新添加并授权

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Chris Eastup