如何通过邮件向外部用户发送Azure DevOps工作项（Epic、bug等）

方案1：使用内置的电子邮件工作项功能 #

这是Azure DevOps原生自带能力，无需额外工具，操作流程如下：

• 打开需要共享的单个工作项详情页，点击右上角更多操作按钮（三点图标）
• 选择电子邮件工作项选项
• 在弹出的配置窗口填写外部用户邮箱，可自主勾选是否包含讨论区、附件、关联链接等内容模块
• 发送后收件人会收到格式化的工作项内容邮件，不需要登录Azure DevOps即可查看所有勾选内容，不会附带需要权限的编辑入口
  如果找不到该功能，可联系项目管理员检查组织设置中允许向非项目成员发送工作项邮件的开关是否开启。

方案2：导出工作项为PDF作为邮件附件发送 #

如果需要留档或者需要自定义展示内容，可使用原生导出功能：

• 打开目标工作项，点击右上角更多操作
• 选择打印选项，系统会自动生成格式化的工作项预览页
• 在系统打印设置中选择「保存为PDF」，调整需要展示的字段后导出即可
• 导出的PDF可直接作为邮件附件发送，外部用户打开即可查看完整内容，不需要任何权限校验。

方案3：配置自动化流实现高频场景自动同步 #

如果团队经常需要给外部同步特定类别的工作项，可以配置内置的Power Automate自动化流减少重复操作：

• 新建自动化流，触发条件设置为「当工作项被标记特定标签（比如待同步外部）时触发」
• 配置后续动作：获取工作项详情、填充预设邮件模板、自动发送到指定外部用户邮箱
• 后续团队成员仅需要给要共享的工作项打上对应标签即可，不需要手动复制粘贴，还可在模板中自定义展示字段范围，避免内部敏感字段泄露。

注意事项 #

• 所有方案均可自定义共享的字段范围，发送前建议检查是否排除了内部备注、仅内部可见的自定义字段等敏感内容
• 若工作项带附件，方案1和方案2均支持选择是否同步附件，不需要额外处理。

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Firaun