如何在MS Access中合并交叉表的重复记录信息？

我在工作中使用MS Access进行遗产规划，目前数据呈现如下：

当前数据 #

但我需要将其整理为如下格式，用于Word的MailMerge功能生成遗嘱：

目标数据 #

目前我们没有使用专门的遗产规划软件，任何无需手动在Word中重新输入的方法都可以。

补充：当前使用的SQL代码 #

TRANSFORM Last(File_Roles.File_Name) AS LastOfFile_Name

SELECT File_Roles.Executor_1, 
File_Roles.Executor_2, 
File_Roles.Beneficiary_1, 
File_Roles.Beneficiary_2, 
File_Roles.Trustee_1,
File_Roles.Trustee_2, 
File_Roles.Guardian_1, 
File_Roles.Guardian_2, 
File_Roles.ATTY_IF_1, File_Roles.ATTY_IF_2, 
File_Roles.HCATTY_IF_1, 
File_Roles.HCATTY_IF_2

FROM File_Roles

GROUP BY File_Roles.Executor_1, 
File_Roles.Executor_2, 
File_Roles.Beneficiary_1, 
File_Roles.Beneficiary_2,
File_Roles.Trustee_1,
File_Roles.Trustee_2, 
File_Roles.Guardian_1, 
File_Roles.Guardian_2, 
File_Roles.ATTY_IF_1, 
File_Roles.ATTY_IF_2, 
File_Roles.HCATTY_IF_1, 
File_Roles.HCATTY_IF_2

PIVOT File_Roles.File_Name;

你当前的SQL分组逻辑错误，应该按File_Name分组，对每个角色字段取非空值。Access的First()或Last()聚合函数会忽略空值，直接提取分组内的有效数据，刚好满足需求。

修改后的SQL代码如下：

SELECT 
    File_Roles.File_Name,
    First(File_Roles.Executor_1) AS Executor_1,
    First(File_Roles.Executor_2) AS Executor_2,
    First(File_Roles.Beneficiary_1) AS Beneficiary_1,
    First(File_Roles.Beneficiary_2) AS Beneficiary_2,
    First(File_Roles.Trustee_1) AS Trustee_1,
    First(File_Roles.Trustee_2) AS Trustee_2,
    First(File_Roles.Guardian_1) AS Guardian_1,
    First(File_Roles.Guardian_2) AS Guardian_2,
    First(File_Roles.ATTY_IF_1) AS ATTY_IF_1,
    First(File_Roles.ATTY_IF_2) AS ATTY_IF_2,
    First(File_Roles.HCATTY_IF_1) AS HCATTY_IF_1,
    First(File_Roles.HCATTY_IF_2) AS HCATTY_IF_2
FROM File_Roles
GROUP BY File_Roles.File_Name;

关键说明 #

• First()函数会在同一File_Name分组中跳过空值，直接取该字段的第一个非空值，完美实现同文件下分散数据的合并。
• 若某字段存在多个非空值（极端情况），可根据实际需求替换为Last()或Max()，结果一致。
• 执行该查询后，得到的结果即为单条记录对应单个File_Name的格式，可直接用于Word邮件合并。

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Liz Furtado