如何在Outlook Professional 2016中像Gmail标签般使用分类？求最佳实践

• 用「分类+搜索文件夹」模拟Gmail标签的直接访问体验
  Outlook自带的分类没法像Gmail标签那样直接在侧边栏列出，但搜索文件夹可以完美解决这个问题：

  1. 右键左侧导航栏的「搜索文件夹」→ 新建搜索文件夹
  2. 选「创建自定义搜索文件夹」，点击「选择」
  3. 给搜索文件夹起个和分类对应的名字（比如「客户跟进」「项目文档」），然后点「条件」
  4. 切到「更多选择」标签，勾选「仅邮件」，再点击「分类」选择对应的颜色分类
  5. 确认后，这个搜索文件夹会固定在侧边栏，点击就能直接看到所有标记了该分类的邮件，和Gmail点标签的体验一模一样。

• Archive文件夹的高效用法
  如果你想统一归档非即时邮件，不用手动移邮件：

  1. 点击「规则」→ 管理规则和通知→ 新建规则
  2. 选「对我收到的邮件应用规则」，下一步
  3. 添加条件（比如「已分类为XX」或「收到超过7天」），下一步
  4. 选择「移动到指定文件夹」，指定为Archive文件夹，完成规则设置
     这样带分类的邮件会自动归档，同时搜索文件夹依然能抓取到Archive里的对应邮件，不用手动重复操作。

• 彻底抛弃文件夹：纯分类+搜索文件夹方案
  如果你完全习惯Gmail的多标签逻辑，直接放弃传统文件夹即可：只用分类标记邮件，给每个分类建对应的搜索文件夹。所有邮件不用移动（除了垃圾/已删除），分类内容全靠侧边栏的搜索文件夹直接访问，完全避免重复劳动，完美适配你之前的使用习惯。

内容的提问来源于stack exchange，提问作者CigarDoug