如何在为邮件添加「Done」类别后移除其所有其他类别？

Outlook（Windows/macOS） #

• 打开「规则」设置，新建一条规则
• 触发条件选择「对我标记为特定类别的邮件执行操作」，指定触发类别为「Done」
• 添加操作：先选「清除所有类别」，再添加「标记为「Done」类别」（注意操作顺序，必须先清除再标记）
• 保存规则后，后续手动给邮件标记「Done」时，规则会自动清除该邮件的其他所有类别

Gmail #

• 进入「筛选器和屏蔽的地址」页面，创建新筛选器
• 可根据需求设置筛选条件（比如针对你用于跟踪进度的邮件），点击「创建过滤器」
• 在操作选项中，勾选「应用标签」并选择「Done」，同时勾选「移除所有其他标签」
• 保存过滤器后，也可通过右键菜单或快捷键给邮件应用「Done」标签，自动触发清除其他标签的操作

脚本自定义方案（适用于支持脚本的客户端） #

如果客户端支持脚本扩展，可通过简单代码实现更灵活的操作：

Outlook VBA 示例 #

Sub MarkDoneAndClearCategories()
    Dim objMail As MailItem
    For Each objMail In Application.ActiveExplorer.Selection
        objMail.Categories = "Done" ' 直接设置类别为Done，自动清除其他类别
        objMail.Save
    Next objMail
End Sub

将该宏添加到Outlook中，选中目标邮件后运行宏，即可一键完成类别替换。

Gmail Apps Script 示例 #

function markDoneAndClearLabels() {
    const threads = GmailApp.getSelectedThreads();
    const doneLabel = GmailApp.getUserLabelByName("Done");
    
    threads.forEach(thread => {
        // 移除所有现有标签
        const labels = thread.getLabels();
        labels.forEach(label => thread.removeLabel(label));
        // 添加Done标签
        thread.addLabel(doneLabel);
    });
}

在Gmail脚本编辑器中创建该函数，绑定自定义快捷键，选中邮件线程后执行即可完成操作。

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Luk Spuck