如何用Google Apps Script将生成的Google Doc转为PDF及优化方案

一、改造现有脚本实现Google Doc转PDF #

你当前的脚本已经能生成填充好数据的Google Doc，只需在生成Doc后添加PDF导出逻辑，即可直接生成目标PDF，同时可选择保留或删除临时Doc文件。

修改后的完整脚本 #

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const menu = ui.createMenu('AutoFill Docs');
  menu.addItem('Create New PDFs', 'createNewPDFs')
  menu.addToUi();
}

function createNewPDFs() {
  // 模板Doc的ID
  const googleDocTemplate = DriveApp.getFileById('19Yy2kyLKnvXYPJcOTxmv5GQ46JmpE1JHZSYkcfw1Z9s');
  // 存储PDF的目标文件夹ID
  const destinationFolder = DriveApp.getFolderById('1mWUtqLaaSpPbxIQdn0aARSnnRUH1DpQ6');
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Data');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues();

  rows.forEach(function(row, index){
    if (index === 0) return; // 跳过表头行
    if (row[5]) return; // 已生成过PDF则跳过

    // 复制模板并填充数据
    const docCopy = googleDocTemplate.makeCopy(`${row[1]}, ${row[0]} Employee Details`, destinationFolder);
    const doc = DocumentApp.openById(docCopy.getId());
    const body = doc.getBody();
    const friendlyDate = new Date(row[3]).toLocaleDateString();

    // 替换模板变量
    body.replaceText('{{Name of Investment}}', row[0]);
    body.replaceText('{{Call #}}', row[1]);
    body.replaceText('{{Investor Name}}', row[2]);
    body.replaceText('{{Due Date}}', friendlyDate);
    body.replaceText('{{Current Call}}', row[4]);
    body.replaceText('{{Agreement Type}}', row[6]);
    body.replaceText('{{Total Commitment}}', row[7]);
    body.replaceText('{{Total Previous Called}}', row[8]);
    body.replaceText('{{Remaining Uncalled}}', row[9]);
    body.replaceText('{{Bank Name}}', row[10]);
    body.replaceText('{{Bank Account Name}}', row[11]);
    body.replaceText('{{Routing #}}', row[12]);
    body.replaceText('{{Bank Account #}}', row[13]);

    doc.saveAndClose();

    // 将Doc导出为PDF并保存到目标文件夹
    const docFile = DriveApp.getFileById(docCopy.getId());
    const pdfBlob = docFile.getAs('application/pdf');
    const pdfFile = destinationFolder.createFile(pdfBlob).setName(`${row[1]}, ${row[0]} Employee Details.pdf`);
    
    // 将PDF链接写入表格第6列（原Doc链接列）
    const pdfUrl = pdfFile.getUrl();
    sheet.getRange(index + 1, 6).setValue(pdfUrl);

    // 可选：删除临时生成的Google Doc文件
    // docFile.setTrashed(true);
  })
}

关键修改点 #

• 调整菜单和函数名称，更贴合PDF生成场景
• 在文档保存关闭后新增PDF导出逻辑：
  • 获取生成的临时Doc文件对象
  • 将其导出为PDF格式的Blob
  • 在目标文件夹创建PDF文件并设置对应名称
  • 将PDF链接写入表格第6列
  • 可选：取消注释最后一行代码可自动删除临时生成的Google Doc

二、更简便的直接填充PDF表单方案 #

如果你的原始模板是带可编辑表单字段的PDF，可以跳过Google Doc中转步骤，直接用脚本读取PDF字段并填充数据，效率更高。

实现步骤与示例代码 #

1. 将带可编辑字段的PDF模板上传到Google Drive，记录其文件ID
2. 启用Google Apps Script的Advanced Drive Service（脚本编辑器中依次点击「服务」→「添加服务」→ 选择「Drive API」并添加）
3. 使用以下脚本批量生成填充后的PDF：

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const menu = ui.createMenu('AutoFill PDFs');
  menu.addItem('Generate PDFs', 'generateFilledPDFs')
  menu.addToUi();
}

function generateFilledPDFs() {
  // 带表单字段的PDF模板ID
  const pdfTemplateId = '你的PDF模板ID';
  const destinationFolder = DriveApp.getFolderById('1mWUtqLaaSpPbxIQdn0aARSnnRUH1DpQ6');
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Data');
  const rows = sheet.getDataRange().getValues();

  rows.forEach(function(row, index){
    if (index === 0) return;
    if (row[5]) return;

    // 复制PDF模板
    const copiedFile = Drive.Files.copy({
      title: `${row[1]}, ${row[0]} Employee Details.pdf`,
      parents: [{id: destinationFolder.getId()}]
    }, pdfTemplateId);

    // 构造表单字段填充数据（键为PDF表单字段名称，值为表格对应数据）
    const formFields = {
      'Name of Investment': row[0],
      'Call #': row[1],
      'Investor Name': row[2],
      'Due Date': new Date(row[3]).toLocaleDateString(),
      'Current Call': row[4],
      'Agreement Type': row[6],
      'Total Commitment': row[7],
      'Total Previous Called': row[8],
      'Remaining Uncalled': row[9],
      'Bank Name': row[10],
      'Bank Account Name': row[11],
      'Routing #': row[12],
      'Bank Account #': row[13]
    };

    // 填充PDF表单字段
    Drive.Files.update(
      {contentHints: {form: {inputValues: formFields}}},
      copiedFile.id,
      null,
      {convert: false}
    );

    // 将PDF链接写入表格
    const pdfUrl = `https://drive.google.com/file/d/${copiedFile.id}/view`;
    sheet.getRange(index + 1, 6).setValue(pdfUrl);
  })
}

注意事项 #

• 需确保formFields中的键与PDF模板的表单字段名称完全一致（可通过Adobe Acrobat等工具查看字段名称）
• 若PDF模板没有可编辑表单字段，此方案不适用，仍需使用Doc中转的方式

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Brad