如何在ABBYY Flexicapture 12中设置拒收文件夹及自动邮件发送

一、自动将非发票类文件归入拒收文件夹 #

1. 配置文档分类规则 #

• 在项目的Document Definition模块中，先完成发票类文档的分类模型训练，确保系统能精准识别发票核心特征（如发票号码、开票日期、税号字段等）。
• 添加非发票类识别规则：
  • 关键字匹配：设置规则检测文档中是否包含“贷记通知单”“贷项凭证”“对账单”“收据”等标识性关键词，匹配成功则标记为非发票类。
  • 字段缺失判断：若文档未检测到发票必备字段（如发票抬头、应税金额），直接归类为非发票类。
• 在Processing Settings中设置分类后动作：将标记为非发票类的文档自动路由到预设的拒收文件夹，跳过人工状态修改环节。

2. 调整工作流自动跳转 #

• 打开Workflow Designer，找到分类节点后的分支逻辑：
  • 添加条件判断：当文档分类结果为“非发票类”时，直接将状态设为Rejected，并配置自动移动到指定的拒收文件夹路径（需提前在Storage Settings中配置好文件夹路径）。
  • 删除该分支下的人工审核节点，实现全自动化流转。

3. 验证测试 #

• 导入各类非发票测试文件，确认系统能准确分类并自动移入拒收文件夹，无需人工干预状态修改。

二、自动发送非发票类文件邮件附件 #

1. 配置邮件发送组件 #

• 在Workflow Designer中，在非发票类文档移入拒收文件夹的节点后，添加Send Email组件。
• 配置邮件基础参数：
  • 填入SMTP服务器地址、端口及认证信息（用户名/密码）。
  • 设置收件人邮箱、邮件主题（例如「非发票类文件通知：{Document.Name}」）、正文内容（说明文件类型及处理状态）。
  • 附件设置：选择当前处理的非发票文档作为附件，可选择保留原格式或转换为PDF格式发送。

2. 关联文档动态数据 #

• 利用FlexiCapture的变量功能，将文档名称、分类结果等动态数据插入邮件内容，比如{Document.Name}、{ClassificationResult}，提升邮件信息的准确性。

3. 测试邮件功能 #

• 导入测试用非发票文件触发工作流，检查邮件是否成功发送、附件是否完整、内容是否符合预期。

内容的提问来源于stack exchange，提问作者Ranjit